El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda organización. La clave en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en la importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta qué tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este será un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organización misma.
La búsqueda y selección de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque la organización inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la organización ya posee proveedores pero estos no satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que la organización tenga un parámetro de comparación.
Identificación de posibles proveedores
Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuyo propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican o distribuyen los diferentes productos acordes a las necesidades de la organización para solicitarles información de la empresa.
Una vez se tiene la información de los proveedores, se procede a la selección de los más adecuados, tomando en cuenta los criterios seleccionados para poder reducir la cantidad de proveedores.
Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si ésta falla la organización no se queda desabastecida.
Criterios para seleccionar al proveedor
Para poder llegar a conocer cuáles son estos criterios, se debe elaborar una lista de todas aquellas empresas que ofrecen productos o servicios acorde a los requerimientos de la organización, para posteriormente pedir las respectivas cotizaciones, y se le debe de asignar una calificación a cada uno de los criterios; dicha calificación puede variar según el rango de importancia que se le dé a cada uno.
También se debe tomar en cuenta de las empresas proveedoras su historial en trabajos realizados, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, nivel de organización y administración, su reputación y su localización.
Una vez se ha elaborado la lista de posibles proveedores se inicia el contacto directo para solicitarles la información que interesa obtener. Se debe insistir en que respondan claramente a los siguientes aspectos
Calidad:
a) Calidad del producto. Cuando se realiza la selección del proveedor, se debe dar mucha importancia a la calidad de los productos, y debe hacerse evaluaciones comparativas de las características técnicas, realizar pruebas, etc. generalmente, este criterio es utilizado para conseguir un producto de una determinada calidad.
b) Características técnicas. La información que debe proporcionar el proveedor sobre las características de un equipo o maquinaria al cliente para que puedan conocer de forma verídica las prestaciones de los mismos, a fin de poder elegir el más apropiado a las necesidades de la organización y también para comparar con otros proveedores.
c) Garantía. Procurar que la garantía del producto sea lo más extensa posible.
d) Personal capacitado. Contar con el personal calificado por parte de la empresa proveedora.
e) Servicio post-venta y asistencia técnica. Se refiere al plazo posterior a la compra durante el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o reparación de lo comprado.
Condiciones económicas:
a) Precio por unidad. Se deben seleccionar precios competitivos, considerando precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al proveedor descuentos de precio por compra de grandes cantidades.
b) Forma de pago. Puede ser al crédito o contado según la política de compra de las organizaciones.
c) Precios de envases y embalajes. Tomando en cuenta que dichos envases y embalajes estén de acuerdo al producto, que lo proteja y en adición de bajo costo.
d) Pago de portes y seguros.
e) Recargos por aplazamiento del pago.
f) Descuentos por pronto pago.
g) Descuentos por pagos de contado.
Otras condiciones:
a) Condiciones de terminación del contrato.
b) Plazos de entrega.
c) Devolución de mercancía.
d) Manejo de inventario.
El proceso de selección del proveedor
- Reunir y clasificar los criterios de selección de proveedor
Una vez que la organización ha determinado que se requiere contratar a un proveedor para cubrir un conjunto de necesidades de negocio, es necesario empezar por identificar aquello que necesitas adquirir de forma detallada.
- Desarrollar un Convenio o Contrato de Confidencialidad
Conducir un proceso de compra formal, implica revelar información sensible de la empresa con los proveedores que participarán en un proceso de evaluación formal. Por ello, es necesario asegurar que ambas partes estén protegidas y para lograrlo es necesario firmar un Contrato de Confidencialidad.
- Investigar la oferta disponible en el mercado para el producto o servicio que deseas adquirir
Busca cualquier proveedor que pudiera satisfacer las necesidades que quieres cubrir. El propósito de este paso es reunir una lista extensa (pero no exhaustiva) de proveedores a los que quisieras considerar.
A veces en este paso se redacta lo que se conoce como una Solicitud de Información o RFI por sus siglas en inglés. En este documento, invitas a una cantidad importante de proveedores a proporcionar sus cartas credenciales, solicitando además información financiera, catálogo de productos o servicios, organigrama, personal técnico, aliados, etc.
- Crea una lista corta de proveedores
Con la información proporcionada conduces una selección preliminar, conformando lo que se denomina Lista Corta.
La selección preliminar la llevarás a cabo haciendo una evaluación inicial de alto nivel de la lista larga. El propósito de este paso es crear una lista corta de proveedores potenciales que tengan posibilidad de cubrir tus necesidades.
- Desarrolla una Solicitud de Propuestas
Esta solicitud de propuesta sirve para que los proveedores participantes (de la Lista Corta), viertan sus conocimientos y experiencia previos en solucionar un problema específico o atender una oportunidad. Para una propuesta no necesariamente están claros los requerimientos y características, esto te permitirá ver el alcance de los posibles proveedores.
- Evalúa las propuestas
Como parte de este paso, puedes entrevistar a los proveedores, pedir demostraciones, hacer visitas al sitio de los proveedores, pedir referencias o visitar algunos clientes anteriores del proveedor. Usualmente se hace alguna clase de cálculo con base en que tan bien el proveedor y la propuesta cumplen con cada requerimiento solicitado, multiplicado por algún factor de importancia.
- Toma una decisión y negocia el contrato
Es muy importante que tengas claro que una relación de negocios debe ser fincada en la confianza y en una visión ganar – ganar.
Debes estar preparado para que en caso de que el proceso no avance de manera satisfactoria, puedas moverte a tu segunda o tercera opción, siempre y cuando esas opciones sigan cumpliendo tus requerimientos mínimos.
Recuerda que los proveedores que tenga una empresa determinarán en gran parte el éxito de ésta. Por tal motivo, saber elegir al proveedor más adecuado es una decisión de suma importancia, que puede hacer la diferencia entre tener bajos o altos costos, insumos de buena o mala calidad, entre otros.
Contáctanos y cuéntanos tus planes y necesidades.
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